Des te opvallender is het dat veel praktijken slecht of onvolledig zicht hebben op de lopende kosten. Er wordt nog veel gestuurd op omzetgroei. Maar uiteindelijk gaat het om het resultaat onder de streep: de winst. Een goed beeld van de kosten is daarbij essentieel. In deze blog gaan we daarom in meer detail in op de verschillende kostenposten die je als dierenartspraktijk hebt en hoe je die kunt beïnvloeden.
Inzicht krijgen in je kosten
Om inzicht in je kosten te krijgen verdeel je deze in vier categorieën: Inkoop, Personeel, Huisvesting en Overig. Waarschijnlijk is je praktijkmanagement software (PMS) of boekhoudsysteem al grotendeels volgens deze groepen ingericht en hoeft het je niet al teveel moeite te kosten om de benodigde getallen daar maandelijks uit te halen. Zo niet, pas je boekhouding hier dan zo snel mogelijk op aan. Zorg ervoor dat je maandelijks je kosten en inkoopfacturen inboekt. Als je dit uitstelt tot de BTW aangifte einde van het kwartaal, loop je altijd 2-3 maanden achter de feiten aan.
Er wordt nog veel gestuurd op omzetgroei.
Maar uiteindelijk gaat het om het resultaat onder de streep: de winst.
Er wordt nog veel gestuurd op omzetgroei.
Maar uiteindelijk gaat het om het resultaat onder de streep: de winst.
Inkoopkosten
Hieronder verstaan wij alles wat je inkoopt aan medicijnen, OTC producten, consumables, maar ook diagnostica. Met name die laatste groep wordt niet altijd meegenomen, waardoor benchmarken lastig kan zijn. De meeste praktijken zijn lid van een inkoopgroep of -organisatie. Als groep kun je goedkoper inkopen en waardoor de inkoopkosten van een GD-praktijk minder dan de 25% van de omzet bedragen. Maar bij praktijken die heel bewust met hun inkoop bezig zijn, kan dit zelfs aanzienlijk lager, tot minder dan 20%, liggen
Er zijn, naast gunstige inkoopvoorwaarden, meer manieren om op de inkoop te besparen. Denk aan het optimaliseren van het voorraadbeheer en verbeteren van declaratiegedrag. De voorraadkast van praktijken is vaak gevuld met een breed scala aan medicijnen en spullen die maar zelden gebruikt worden met onnodige verspilling als gevolg. Het loont om daar kritisch naar te kijken.
Ook zien we nog steeds dat veel ingekochte materialen en medicijnen niet op de rekening belanden. Gewoon omdat het vergeten wordt of bewust omdat het maar om ‘iets goedkoops’ als een infuusslang gaat. Uit analyses blijkt dat 10-15% van wat praktijken doen niet gefactureerd wordt. Als er beter gedeclareerd wordt, gaat het inkoop% vanzelf naar beneden.
Daarnaast hebben ook leveranciers last van de inflatie, waardoor zij dit jaar al meerdere keren hun prijzen hebben verhoogd. Dat moet jij als praktijk natuurlijk ook doen. Zorg dus dat je minimaal 1x per kwartaal de prijzen van je producten langs loopt. Zonde als jij meer voor een product moet betalen en dat niet doorrekent aan de klant. Je inkooppercentage zal dan stijgen, terwijl je niets meer ingekocht hebt!
Personeelskosten
Hieronder vallen alle lonen, pensioenpremies, (verzuim)verzekeringen, maar ook de kosten voor nascholing en bijvoorbeeld personeelsuitjes. Allemaal kosten die de afgelopen tijd flink gestegen zijn. En om je personeel vast te houden en te compenseren voor hun koopkrachtdaling, voel je je misschien wel genoodzaakt om de salarissen te verhogen. Begrijpelijk, maar streef er wel naar dat deze kosten minder dan 40% van de omzet bedragen. Vergelijk je personeelskosten vooral ook met voorgaande jaren. Je wilt het percentage niet hard zien oplopen!
Het is vaak mogelijk te besparen op personeelskosten en zonder je team in te krimpen. Kijk bijvoorbeeld eens kritisch naar de overuren. Zijn die echt allemaal noodzakelijk en worden ze wel gespendeerd aan patiëntenzorg? Of is het onderdeel van de bedrijfscultuur om bijna iedere dag een half uurtje extra te ‘doen’. Analyseer welke deel van hun werktijd je dierenartsen en paraveterinairen daadwerkelijk declarabel zijn. Als het je lukt om al je teamleden een half uurtje per dag extra aan patiëntenzorg te laten besteden, zal hun productiviteit fors stijgen en je personeelskosten daarmee relatief dalen. Misschien kan je hiermee zelfs de noodzaak voor uitbreiding van je team uitstellen of voorkomen.
Huisvestingskosten
Hieronder vallen alle kosten die met je pand te maken hebben, zoals huur, energie, onderhoud, gemeentebelastingen en verzekeringen. Omdat het nogal uitmaakt of je een kooppand of huurpand hebt, zijn deze kosten lastiger te benchmarken. Let ook op dat voor een EBITDA berekening die sinds de komst van de ketens meer gemeengoed zijn geworden, rente, aflossing en afschrijving niet meegenomen worden.
Inclusief deze kosten zou een ondernemer, dus ook een dierenartspraktijk, er naar moeten streven om de huisvestingskosten in het geval van een huurpand onder de 10% van de omzet te houden. Bij een pand in eigendom zou dit eigenlijk onder de 5% moeten blijven. Met de sterk stijgende energieprijzen komen sommige praktijken in de buurt van deze percentages, maar vrijwel nooit gaat een praktijk er daadwerkelijk overheen. Ook al is dit niet je grootste kostenpost, nu is misschien wel de tijd om ook hier eens te zoeken naar besparingsmogelijkheden. Alle tips die je kunt vinden voor het verlagen van de energiekosten in je huis, kun je natuurlijk ook op de praktijk toepassen.
Een ondernemer zou er naar moeten streven om de huisvestingskosten
in het geval van een huurpand onder de 10% van de omzet te houden.
Bij een pand in eigendom zou dit eigenlijk onder de 5% moeten blijven.
Een ondernemer zou er naar moeten streven om de huisvestingskosten
in het geval van een huurpand onder de 10% van de omzet te houden.
Bij een pand in eigendom zou dit eigenlijk onder de 5% moeten blijven.
Overige kosten
Dit zijn alle kosten die niet in de drie voorgaande groepen vallen. Dit gaat vaak om veel, kleinere bedragen. Toch loopt het totaal makkelijk op. Zeker voor kleinere praktijken kan dit makkelijk meer dan 10% van de omzet zijn. Bij voorkeur houdt je dit echter onder de 8%. Ook al gaat het vaak om kleinere bedragen, kijk eens kritisch naar deze groep. Zijn al die langlopende abonnementen nog noodzakelijk? Is het echt goedkoper om de auto op de zaak te rijden? Zijn er ondertussen misschien goedkopere (en minstens zo goede) aanbieders van ondersteunende diensten op de markt gekomen? Realiseer je dat iedere euro die je kunt besparen, dat geldt overigens ook voor besparingen op de andere kostensoorten, pure winst is.
Als je al je kosten optelt en van de omzet aftrekt, zou er een bedrijfsresultaat van minimaal 15%, maar liever meer dan 20% over moeten blijven. Daar moet je als ondernemer je inkomen uithalen. Wat er overblijft kan je gebruiken voor investeringen, opvangen van financiële tegenvallers, sparen voor later of leuke dingen van doen.
Merk jij nu ook dat ondanks de drukte in de praktijk en het harde werk er onder de streep niet veel meer, of zelfs minder overblijft dan voorgaande jaren? Zorg dan dat je beter inzicht krijgt in je kosten. Als je een Grip dashboard hebt, zorg dan dat wij maandelijks je kosten ontvangen. Wij lezen deze in in jouw dashboard, waardoor je direct inzicht krijgt en kunt benchmarken met collegepraktijken. Heb je geen Grip dashboard? Ga dan zelf aan de slag met je boekhoudsysteem en excel. Of neem gewoon even contact op met ons, zodat wij samen met jou kunnen zorgen dat er voldoende brood op de plank blijft komen.
