De waarde van benchmarken

“Dat moeten we even benchmarken” of “Hoe verhoudt zich dat tot de benchmark?” waren veelgehoorde opmerkingen toen in 10 jaar geleden in het bedrijfsleven ging werken. Dat klonk belangrijk en ingewikkeld, maar eerlijk gezegd had ik geen idee wat het precies betekende...
digiredo-benchmarken-benchmark-rapport-2021

Gelukkig bestond Google al en had ik een collega die het me graag uitlegde. Het bleek helemaal niet zo ingewikkeld. Benchmarken is namelijk niets meer of minder dan het vergelijken van je eigen prestaties met een bepaalde standaard (de benchmark). Je kunt zo de kwaliteit van jouw producten, diensten en processen, maar ook de financiële prestaties van jouw praktijk beter beoordelen en op waarde schatten. 

Met ons jaarlijkse benchmark rapport hopen wij alle praktijken in NL een standaard te bieden waarmee ze hun getallen kunnen vergelijken. We zijn dan ook blij dat de versie van 2021 klaar is. Je vindt hem hier. Maar hoe gebruik je dat rapport in relatie tot jouw praktijk? Waar moet je op letten en welke valkuilen zijn er?

Waarom is benchmarken belangrijk?

Door te benchmarken voorkom je allereerst dat je in je ‘eigen waarheid’ gaat geloven. De benchmark geeft je immers inzicht in de realiteit van de markt waarin jouw praktijk opereert. Die realiteit kan soms confronterend zijn, zeker als je onder de benchmark presteert. In ons benchmarkrapport kijken we naar het gemiddelde in de markt. Belangrijk om je te realiseren dat er daarom altijd ±50% van de praktijken onder de benchmark zal zitten!

Benchmarken voorkomt ook dat je onrealistische doelen gaat nastreven. Om die reden geven we voor de meeste kengetallen de ‘best practice’ aan. Dat is voor dat moment de hoogst haalbare waarde in de markt.  Streef jij naar een hogere waarde, dan moet je je afvragen hoe realistisch dat is. Je zal in ieder geval een goed plan moeten hebben om dat te realiseren.

De belangrijkste reden om te benchmarken is om inzicht te krijgen in de gebieden waar jij als praktijk goed presteert en waar je verbeterpunten liggen.  De benchmark 2021 is het gemiddelde van 80 GD klinieken en daarmee een indicatie voor het huidige ‘normaal’ in de markt. Als je weet hoe jou kengetallen zich hiertoe verhouden tot die normaal kan je zelf bepalen op welke gebieden je stappen wilt zetten. Wat je wel en wat je niet aan wilt pakken, blijft altijd jouw keuze. Dat bepaalt de benchmark niet voor je.

De belangrijkste reden om te benchmarken is om inzicht te krijgen in
de gebieden waar jij als praktijk goed presteert en waar je verbeterpunten liggen.

De belangrijkste reden om te benchmarken is om inzicht te krijgen in
de gebieden waar jij als praktijk goed presteert en waar je verbeterpunten liggen.

Interne versus externe benchmarks

Bij benchmarken wordt er vrijwel altijd naar de cijfers van andere bedrijven gekeken. Maar het is ook heel goed mogelijk om binnen je eigen praktijk te benchmarken. Je kunt bijvoorbeeld de resultaten van verschillende locaties met elkaar vergelijken. Ook kan je de kengetallen van verschillende medewerkers benchmarken tegen het gemiddelde of de ‘best practice’ binnen jouw praktijk. Het voordeel van interne benchmarks is dat je zeker weet dat alle kengetallen op dezelfde manier zijn bepaald. Een belangrijke valkuil van benchmarken is namelijk dat er appels met peren vergeleken worden. De belangrijkste voorwaarde voor goed benchmarken is dat de te vergelijken kengetallen en de benchmark op identieke wijze bepaald zijn en dus goed vergelijkbaar zijn.

Externe benchmarks kunnen extra motiverend werken, omdat er een zekere vorm van competitie inzit. Bijna iedereen wil immers graag goed, beter of het beste presteren. Zoals gezegd is het wel belangrijk dat je met vergelijkbare getallen benchmarkt. Let op, want je kan er niet zomaar vanuit gaan dat de kengetallen uit je praktijk management software (PMS) zo maar vergelijkbaar zijn met die van andere praktijken. Deze getallen kunnen namelijk aanzienlijk beïnvloed worden door verschil in werkwijze. Om discussie hierover te voorkomen standaardiseren wij in ons Grip dashboard alle kengetallen, zodat die onderling altijd vergeleken kunnen worden. 

Soorten benchmarks

Afhankelijk van het getal dat je meet en vergelijkt en het doel dat daarmee beoogd is, kunnen we verschillende soorten benchmarks onderscheiden. 

  • Procesgerichte benchmarks
    Deze richten zich op het optimaliseren van de processen in een organisatie, zoals de efficiëntie en de kosten. Denk bijvoorbeeld aan het aantal klanten dat een dierenarts in jouw praktijk bedient. Maar ook het inkooppercentage kan hiertoe gerekend worden. Dat geeft immers inzicht in het proces van inkoop, verspilling en declaratiegedrag. 
  • Productgerichte benchmarks
    Deze hebben als doel om de sterke en zwakke punten van jouw producten en diensten te bepalen. Wat is bijvoorbeeld het succespercentage van een bepaalde ingreep of wat is het percentage wondinfecties van operatie?
  • Prestatiegerichte benchmarks
    Deze benchmarks vergelijken de bedrijfskundige prestaties en zijn daarom belangrijk voor ondernemers, praktijkmanagers en (financieel) adviseurs. Ze geven aanknopingspunten om de resultaten te verbeteren en een gezonde onderneming te bouwen of te laten groeien.
  • Strategische benchmarks
    Deze benchmarks kijken over de grenzen van de eigen branche heen. Het kan soms heel informatief zijn om te weten hoe jouw kengetallen, of die van de hele branche, zich verhouden tot andere sectoren. Wat zijn bijvoorbeeld de huisvestingslasten of personeelskosten in andere sectoren?

Ons benchmark rapport is vooral bruikbaar voor het verbeteren van de prestatie van de praktijk en om inzicht te krijgen in verschillende bedrijfsprocessen.

pexels-anna-nekrashevich-6801648-digiredo-benchmark-benchmarken-rapport-2021
pexels-anna-nekrashevich-6801648-digiredo-benchmark-benchmarken-rapport-2021

De stappen van het benchmarking proces

Het is geweldig wanneer je de beschikking hebt over een benchmark, maar mogelijk weet je niet goed waar te beginnen. Deze 8 stappen helpen je op weg:

1. Kies het onderwerp/kengetal dat je wilt benchmarken

Als je over veel getallen beschikt is de verleiding groot om overal tegelijk mee aan de slag te willen. Je moet echter keuzes maken. Welke procedure of proces is op dit moment voor jou, je praktijk en je team het belangrijkst om aan te pakken? De kans op succes is veel groter als je je tot één of enkele aandachtsgebieden beperkt. 

2. Bepaal met wie je gaat benchmarken

Meestal ontstaat een benchmark uit een georganiseerde groep. De gemeenschappelijke kenmerken binnen zo’n groep maken het meestal goed mogelijk om getallen te vergelijken. Maar je kunt natuurlijk ook zelf op zoek gaan naar één of meerdere partners waarmee je jouw kengetallen kunt benchmarken. Zorg er dan wel voor dat je zeker weet dat de kenmerken van deze partijen en de meetmethoden voldoende overeen komen om goed vergelijk mogelijk te maken. 

Natuurlijk juichen wij het toe als je een Grip dashboard hebt en de kengetallen daarin vergelijkt met onze benchmark. Er zijn echter nog veel meer mogelijkheden om te benchmarken. Vergelijk jouw resultaten bijvoorbeeld met die van de praktijken in je intervisiegroep, vraag je accountant eens naar de benchmark van financiële getallen in andere branches of vergelijk simpelweg met je interne benchmark van eerdere jaren.

3. Verzamel en analyseer gegevens

Verzamel voldoende gegevens om een goede analyse te kunnen doen. Soms liggen je eigen kengetallen en de bijbehorende benchmark voor het oprapen, bijvoorbeeld omdat deze recent door iemand onderzocht en/of gepubliceerd zijn. Soms zal je zelf aan de slag moeten door gegevens te achterhalen, te verzamelen en te analyseren. Schakel hiervoor je netwerk in, want mogelijk hebben anderen hier eerder ook al energie in gestoken. 

4. Signaleer verschillen

Waar zitten de verschillen tussen de deelnemers aan de benchmark en wat zou daar de verklaring voor kunnen zijn? Feitelijk is dat de stap waarin je daadwerkelijk bepaalt hoe jouw prestaties zich verhouden tot anderen en of deze verschillen je motiveren om ermee aan de slag te gaan.

Plannen die jullie samen maken, zullen breder gedragen
worden en de kans op succes zal groter zijn.

Plannen die jullie samen maken, zullen breder gedragen
worden en de kans op succes zal groter zijn.

5. Maak een plan

Maak een plan om veranderingen te implementeren voor de prestaties die je wilt gaan verbeteren. Dit plan moet duidelijk omschreven doelstellingen bevatten en moet rekening houden met de verschillende teamleden en de bedrijfscultuur. Als je dit niet doet, loop je risico dat je team de plannen niet omarmt of zelfs tegenwerkt. Het is daarom een goed idee om je team in deze fase actief te betrekken. Plannen die jullie samen maken, zullen breder gedragen worden en de kans op succes zal groter zijn.

6. Voer het plan uit

Nu kun je het plan gaan uitvoeren. Tijdens de uitvoering blijf je uiteraard de betreffende indicatoren meten. Zo zie je direct of er verbetering gerealiseerd wordt. Als je dat in de fase hiervoor nog niet gedaan had, zorg je er nu voor dat alle medewerkers van het plan op de hoogte zijn, hun taak begrijpen en goed getraind zijn de bijbehorende taken uit te voeren.

7. Evalueer

Deze fase wordt vaak overgeslagen, maar het is belangrijk om te bepalen wat de de doorgevoerde veranderingen daadwerkelijk hebben opgeleverd? Is dit voldoende of moeten er aanvullende stappen gezet worden? Vergeet ook niet behaalde successen te vieren. Het risico van benchmarken is dat er altijd wel iets is dat ‘beter’ kan en dat je vergeet te kijken naar wat goed gaat. 

8. Herhaal

Nu is het tijd om met een nieuw verbeterproces aan de slag te gaan of, bij onvoldoende resultaat, de huidige cyclus nog eens over te doen. 

Benchmarken zou voor iedere organisatie onderdeel moeten zijn van de bedrijfsvoering. Het zorgt ervoor dat je weet hoe de markt zich ontwikkelt, hoe jouw prestatie zich verhoudt tot deze ontwikkeling, waarmee het je zal motiveren om te verbeteren. Benchmark je nog niet, ga er dan mee aan de slag. Begin maar eens met vergelijken van jouw kengetallen met ons benchmark rapport. Wil je zeker weten dat de getallen vergelijkbaar zijn? Laat ons dan een Grip dashboard voor je praktijk maken. Kunnen we je daarna ook helpen met benchmarken en verbeterplannen maken. 

Bekijk Benchmark 2021 door te klikken op onderstaande button. Dit rapport vergelijken met eerdere jaargangen? Dat kan op deze pagina.

Deel deze blog met anderen!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp