1. Plannen is op tijd starten
“Op tijd starten, dat is toch logisch”, zul je denken. Dat klopt, maar waar begin je mee? Ben je direct telefonisch bereikbaar en is de balie al open, of geef je jezelf en je collega’s een half uur om je goed voor te bereiden op de dag? Mogen klanten al naar binnen of begin je met een korte bespreking over het werk van die dag voordat de eerste patiënt behandeld wordt?
Gun jezelf en je collega’s een half uur voordat de praktijk bereikbaar wordt en opengaat voor de klant. Daarmee zet je iedereen op scherp, ben je voorbereid op wat komen gaat en heb je controle over de planning in de agenda. Het is als een goede warming-up voor de wedstrijd.
2. Plannen is pauze nemen
Niemand kan 8 uur of langer achter elkaar top presteren, dat geldt zelfs voor paraveterinairen en dierenartsen. Het vak vraagt veel concentratie, bij elke klant en patiënt sta je op scherp. Je wordt de gehele dag geconfronteerd met uitdagingen, die in de tijd van een consult om een oplossing vragen. Dat vraagt veel, mentaal en fysiek.
Onderzoek heeft aangetoond dat een goede lunch pauze zorgt voor herstel van je energieniveau en voorkomt daarmee uitputting op de werkvloer. Genoemde studie liet zien dat een team zich structureel veel sterker en energieker voelde nadat er vaste lunchpauzes ingevoerd waren.
Neem dus pauze(s) op in het dagschema voor iedereen. Deze zijn heilig, daarin wordt niet doorgewerkt (uitzonderingen als spoed daargelaten). Gebruik deze tijd om wat te eten, om je hoofd leeg te maken en te ontspannen. Het levert meer op dan je denkt.
Plannen is ‘oneerlijk’ afspraken verdelen
Plannen is ‘oneerlijk’ afspraken verdelen
3. Plannen is taken verdelen
De dag is verdeeld in verschillende blokken, zoals een blok voor OK en een blok voor consulten. Zowel paraveterinairen als dierenartsen hebben verschillende taken, afhankelijk van de functie die ze op dat moment vervullen. Zo heeft een paraveterinair die assisteert tijdens een operatie andere taken dan een paravet die de balie beheert of in de spreekkamer helpt.
Maak een goed overzicht van de taken van iedere functie van iedere medewerker gedurende de dag. Binnen dat takenpakket ligt de verantwoordelijkheid van ieder teamlid en aan die taken moet je de meeste aandacht besteden.
4. Plannen is prioriteiten stellen
Wanneer je de taken hebt beschreven en verdeeld, dan kun je de prioriteit ervan bepalen. Iedere taak wordt beoordeeld op urgentie (de taak moet nu gedaan worden) en belangrijkheid (de taak moet door jou gedaan worden). Daarmee wordt voor elke taak duidelijk of jij die moet doen en wanneer je die moet doen. Onderstaand diagram (de Eisenhower matrix geheten) maakt de relatie tussen de twee duidelijk. Dit maakt je werk zoveel makkelijker en efficiënter. Met als resultaat meer controle en minder stress. Let wel, het uitwerken en verdelen van alle taken (zie punt hiervoor) is hierbij essentieel. Maar dan zou je zien dat 80% van de taken planbaar is.
5. Plannen is 'oneerlijk' afspraken verdelen
Bij het maken van afspraken zijn paraveterinairen veelal geneigd om de werkzaamheden zo eerlijk mogelijk te verdelen over de aanwezige dierenartsen. Maar daarmee ontstaat er voor deze dierenartsen ‘loze’ tijd tussen de afspraken door, tijd die niet efficiënt benut kan worden, omdat er binnen een kwartier weer een nieuwe patiënt klaarstaat.
Beter is het om afspraken zoveel mogelijk te clusteren bij dezelfde dierenarts. Vanaf het moment dat ongeveer 75% van de agenda van deze dierenarts is gevuld, plan je de afspraken bij de andere dierenarts. Tot dat moment heeft de tweede dierenarts tijd om andere belangrijke, maar minder urgente taken te doen.
6. Plannen is ruimte voor 'consultvrije afspraken'
Vaak worden alle uren van dierenartsen en paraveterinairen gepland voor klinische werkzaamheden. Taken, zoals het bijwerken van de administratie, het klaarzetten van medicijnen of het doorbellen van een lab uitslag kunnen tussendoor gedaan worden, wanneer ‘daar tijd voor is’. Echter, dit werkt contraproductief en is een grote stressfactor voor iedere medewerker.
De druk van deze taken op de schouders van een paravet of dierenarts neemt gedurende de dag alleen maar toe, zolang die taak niet uitgevoerd kan worden. Uiteindelijk leidt dit zelfs tot onnauwkeurig werken, onvoldoende concentratie en fouten. Want, wat zijn deze taken? Juist, belangrijk, maar niet urgent. Reserveer daarom tijd in de agenda, waarin deze taken uitgevoerd kunnen worden. Tijd die niet door een consult geclaimd kan worden, vandaar ‘consultvrije afspraken’.
Het effect is verbluffend: zodra de taak zich aandient (‘ik moet een klant terugbellen’), wordt deze genoteerd in het tijdsblok ‘consultvrije afspraak’ voor die medewerker. Deze taak komt later in de dag aan bod en levert tot dat moment geen enkele stress op.
Durf je telefoon wat eerder 'uit' te zetten
7. Plannen is tijd voor onvoorziene zaken
In jouw vak moet je altijd rekening houden met onverwachte zaken. Een spoedgeval, een complicatie tijdens een operatie, een (boze) klant die onverwacht komt binnenlopen. Allemaal zaken die je niet kunt plannen en die leiden tot uitloop. Maar je kunt er wel op voorbereid zijn.
Reserveer in ieder dagdeel enkele plekken voor ‘onvoorziene zaken’ en gebruik deze ‘gaten’ niet om er toch een afspraak in te maken ‘omdat het zo druk is’. De zekerheid dat er tijd is gepland voor onvoorziene zaken neemt heel veel stress weg. ‘Als er iets onverwachts gebeurt, dan kunnen wij dat aan’, is daarmee de boodschap naar het hele team.
Wees niet bang dat deze tijd niet goed besteed wordt als er geen spoedgeval binnenkomt. Ongetwijfeld zijn er nog voldoende andere, belangrijke, niet urgente zaken af te ronden.
8. Plannen is de telefoon uitzetten
De telefoon wordt weliswaar gezien als de grootste stoorzender, hij is essentieel voor het succes van de praktijk. Het beantwoorden ervan is daarmee een urgente taak. Logisch dat de praktijk telefonisch bereikbaar is zolang de voordeur van het slot is, toch? Maar is dat wel efficiënt?
Wanneer wordt er het meest gebeld door klanten? Op welke dag van de week en op welk uur van de dag? Zijn er ook ‘daluren’ in het telefoonverkeer? Moet je daarom wel de hele dag bereikbaar zijn?
Kijk daarom naar je telefoonstatistieken. Die geven een gedetailleerd overzicht van het telefoongebruik. Hoeveel telefoontjes je wanneer krijgt, hoeveel er beantwoord worden en hoelang een gesprek duurt. Een goede analyse van deze statistieken vertelt je wanneer het handig kan zijn de telefoon door meer mensen te laten bedienen. Maar ook de momenten waarop het antwoordapparaat erop kan.
Overweeg dit laatste eens een half uur voordat je de praktijk verlaat. Dat geeft een half uur ruimte voor die extra planbare taken. Waarmee je een halve dag stress kunt voorkomen. En die paar klanten die juist dan bellen? Die bellen morgen maar terug. Tenzij er sprake is van een spoedgeval, natuurlijk.
9. Plannen is werken met een kaasschaaf
Heb jij van die projecten waar je als een berg tegenop kunt zien, zoals het schrijven van een medisch protocol of het bijwerken van je prijzen? Omdat het zo’n enorme klus is? Denk dan eens aan de kaasschaafmethode.
Hierbij splits je werk op in verschillende delen: je schaaft hem als het ware in behapbare plakken. De omvang van de klus wordt daarmee gevoelsmatig kleiner en daardoor beter beheersbaar. Het leidt tevens tot meer bevrediging, want je ervaart veel vaker dat een ‘plakje’ klaar is.
Zorg er wel voor dat je de tijd reserveert in je werkzaamheden om de (deel)taak te kunnen uitvoeren. Doe je dat niet, dan zul je deze berg niet overwinnen en blijf je er tegenop zien.
10. Plannen is uit durven stellen
Soms is het beter om dingen uit te stellen. Loopt de planning een keer uit de hand, door bijvoorbeeld een complex spoedgeval, schroom dan niet om de afspraken met andere klanten naar een later tijdstip te verplaatsen. Neem contact met ze op en leg de situatie uit. De meeste klanten zullen hier begrip voor hebben en met jou op zoek gaan naar een alternatief. Want stel dat hun eigen huisdier spoedeisende hulp nodig heeft, dan willen zij toch diezelfde aandacht?
Schaaf grote projecten tot behapbare plakken
Ik hoop dat deze tips je helpen om efficiënter te gaan werken om daarmee de werkdruk beter beheersbaar te maken. Uiteindelijk leidt dit tot minder stress en meer werkgeluk.
Zorg ervoor dat dit breed gedragen wordt in het team. Dat bereik je door er open en eerlijk met elkaar over te praten. Maak gezamenlijk de afspraken over hoe er gewerkt gaat worden. Zorg dat iedereen zich hieraan committeert. Dan zul je resultaat gaan zien, wat motiveert om op deze manier te blijven werken. Gun je team wel tijd om zich de nieuwe manier van werken eigen te maken. Verandering is nooit makkelijk en gaat met vallen en opstaan. Deel daarom ervaringen en successen met elkaar.
Wil je hiermee aan de slag, overweeg dan onze training ‘Planning en Organisatie’, waarin we uitgebreid op deze materie ingaan. Op donderdag 2 februari staat deze training gepland. Iets voor jou? Schrijf je dan in via deze link.
Daarnaast is het zeker interessant om het vakje van de adventskalender van morgen te openen. Zonder al teveel te verklappen; het sluit goed aan op het onderwerp van vandaag!
