Zomervakantie? Dat geeft vakantie-stress in de praktijk!
Het is weer zomer. Heerlijk een paar weken op vakantie met de familie. Tijd om lekker bij te komen van een jaar hard werken. Dat klinkt leuk, maar voor de achterblijvers op de praktijk is dat wel anders. Daar is de werkstress tijdens de zomermaanden hoger dan ooit. Bij veel praktijken zien we tijdens de zomermaanden meer klant bezoeken dan in de rest van het jaar. Tegelijkertijd zijn één of meer collega’s met vakantie en moet de rest het gat opvangen. Geen wonder dat er juist in deze periode veel meer werkdruk ervaren wordt. Als je geluk hebt is er een waarnemer, maar die kent de praktijk en de klanten minder goed, wat ook stress oplevert. Kortom, de zomer is nu niet de meest efficiënte periode van het jaar. Hoe zorg je er nu voor dat je daar toch goed doorheen komt?
1. Plan tijdig alle vakanties
Of je nu een groot of klein team hebt, het is belangrijk om zo vroeg mogelijk in het jaar met elkaar af te spreken wie wanneer op vakantie gaat. Zorg ervoor dat de overlap tussen de verschillende collega’s zo klein mogelijk is, zodat je voldoende mensen overhoudt om de praktijk draaiende te houden. Maak ook afspraken over wanneer mensen hun vakantie moeten doorgeven en hoe het geregeld is als je op het laatste moment toch nog weg wilt. Doe dit alles in goed overleg en houd zoveel mogelijk rekening met elkaars wensen.
6. Zorg voor een aanspreekpunt
Of je nu groot of klein bent, wel of geen waarnemer hebt, zorg ervoor dat er altijd iemand op de werkvloer aanspreekbaar is voor vragen of problemen. Niet op elk gewenst moment, (tenzij er brand uitbreekt), maar op een vast moment op de dag. Bijvoorbeeld aan het eind van de middag. Deze ‘senior’ dierenarts of paraveterinair heeft de meeste ervaring in de praktijk en weet daarmee de meeste problemen op te lossen. Zorg er bij de vakantieplanning dan ook voor dat de meest ervaren mensen niet allemaal tegelijk op vakantie zijn.
2. Zorg voor een waarnemer in de vakantie
Waarnemers worden vooral gezien als een kostenpost. ‘Als we met z’n allen iets harder lopen, dan besparen we een hoop geld,’ hoor ik regelmatig. Maar is dat wel zo? Natuurlijk, een waarnemend dierenarts of paraveterinair kost geld, maar bekijk het eens van de andere kant: wat levert het op? Zoals eerder gezegd zien we in de zomermaanden de meeste klant bezoeken. Opvallend is dat bij menig praktijk de ATF (Average Transaction Fee, het bedrag dat gemiddeld per bezoek wordt uitgegeven) in die maanden juist lager ligt. En dat is niet omdat men in de zomer vaker voor een wormpilletje of vlooienmiddel komt, het is echt druk met patiënten. Een aanvullend bloedonderzoek of röntgenfoto wordt dan liever enige tijd uitgesteld ‘want de agenda staat al zo vol’. Een waarnemer zorgt in zulke gevallen voor meer rust op de werkvloer, meer tevreden klanten en een betere kwaliteit diergeneeskunde. De kosten voor die waarnemer krijg je er wel uit, en zelfs als er niet meer winst gemaakt wordt, zijn de mensen op de werkvloer blij met de verlichting van de werkdruk. En dat is de investering meer dan waard.
7. Delegeer waar mogelijk
Bij de meeste praktijken hebben de medewerkers allemaal hun eigen expertise: de een beheert de apotheek en de voorraad, de ander zorgt voor de social media, enzovoort. Ook die werkzaamheden stoppen niet in de zomer. Zorg dat iedereen zijn taken, voor zover mogelijk, heeft geregeld gedurende de vakantie en draag de taken die tijdens hun afwezigheid nog moeten worden uitgevoerd over aan een collega.
3. Start op tijd met zoeken
Zeker in deze tijd is het niet makkelijk om personeel te vinden, dat geldt dus ook voor waarnemers. Start daarom op tijd met zoeken. Ook dit is een reden om op tijd alle vakanties te plannen, want dan weet je pas wanneer en voor hoe lang je iemand nodig hebt.
8. Praktijkmanager, neem het voortouw
Laat iemand in het team de leiding nemen over de zomerplanning. Bij voorkeur is dit de praktijkmanager, als je die hebt. Deze houdt het overzicht en kan van iedereen de wensen en mogelijkheden inventariseren. Begin ruim voor de zomer met het in kaart brengen van de taken die tijdens de zomerperiode gedaan moeten worden en verdeel deze zo goed mogelijk. Maak eventueel een schema waarin direct duidelijk wie waarvoor aanspreekbaar en verantwoordelijk is. Zo draait de praktijk tijdens de drukke maanden zo efficiënt als mogelijk door.
4. Laat zien hoe leuk je bent als praktijk
Als het aanbod beperkt is, dan moet je als praktijk verleidelijk genoeg zijn om iemand te overtuigen om bij jou te komen werken. Dat geldt natuurlijk ook als je op zoek bent naar een vaste medewerker. Laat dus goed zien wat het onderscheidend vermogen van de praktijk en het team is en waarom het zo leuk is om bij jou te werken. Zie het als ‘zakelijk daten’. Kijkend naar de meeste vacatures, is daar nog een wereld te winnen.
9. Teambespreking voor het losbarst
Ook al heb je alles voor de zomerperiode goed geregeld, ga kort voor het begint nog een laatste keer met je team samen zitten en bespreek de komende periode met elkaar. Hoe is alles geregeld, wie komt er wanneer extra werken, wat kunnen we met z’n allen doen om de komende weken goed door te komen. Tijdens dit gesprek worden (on)voorziene problemen en oplossingen besproken. Dit gesprek zal ervoor zorgen dat het hele team meer grip krijgt op de drukke vakantieperiode.
5. Laat de waarnemer een dagje proefdraaien
Iemand die een maand, of misschien wel twee, bij je komt waarnemen, draagt de zorg voor je klanten, je patiënten en je omzet. Dan is het van het grootste belang dat hij of zij snapt wat jouw manier van werken is. Nodig een waarnemer daarom voor aanvang van de vakantieperiode uit om een dag mee te komen draaien. Begeleid hem of haar gedurende die dag en maak duidelijk hoe jullie werken en wat je van deze collega verwacht. En, o ja, daar betaal je natuurlijk ook voor.
10. Vier de zomer
Wanneer je de zomer op deze manier te lijf gaat, dan zul je merken dat werkdruk beheersbaar blijft, je klanten meer tevreden zijn (en blijven) en je uiteindelijk met een beter gevoel naar huis gaat. Als dat zo is, vier dan af en toe de zomer met je achtergebleven collega’s. Draai na een drukke zomerdag de deur op slot, haal een biertje of een frisse rosé uit de koelkast en geniet samen van de zwoele avond. Want dat hebben jullie na zo’n dag wel verdiend.
Hebben jullie het goed geregeld in de praktijk en een zorgeloze drukke zomer? Laat ons weten hoe je dat doet via info@digiredo.nl en maak kans op onze Borrelbox vol heerlijk borrelmateriaal om met elkaar van te genieten.
