Vergaderen is vergaderstress
Vergaderen jullie ook regelmatig, maar leveren deze vergaderingen weinig op? Omdat iedere keer dezelfde punten naar voren komen, zonder dat ze echt opgelost worden? Omdat altijd dezelfde mensen aan het woord zijn, terwijl de rest naar buiten staart of met zijn telefoon speelt? Omdat er veel te lang wordt stil gestaan bij details en er uiteindelijk geen beslissingen genomen worden? Zo gaan veel vergaderingen. Niet zelden wordt er daarom besloten om het aantal vergaderingen te verminderen of zelfs helemaal af te schaffen. Maar het vergaderen is niet het probleem, het gaat fout bij de invulling die aan de vergadering gegeven wordt. Met de volgende 10 tips haal je veel meer uit je teamvergaderingen.
1.Vergader niet omdat het moet
Vergaderen omdat het moet werkt demotiverend. Als het doel en de inhoud van de vergadering niet duidelijk zijn en de gemaakte afspraken worden niet nageleefd, dan zal de behoefte om bij volgende vergaderingen aanwezig te zijn vlug afnemen.
6. Kies de juiste voorzitter voor je gaat vergaderen
Vergaderen gaat efficiënter met goed leiderschap en structuur. Kies daarom een voorzitter die in dienst staat van de vergadering en het proces bewaakt. Het is een misverstand dat dit altijd de praktijkeigenaar moet zijn. Mogelijk zit er in je team iemand die hier veel geschikter voor is.
2. Stel het doel van de vergadering duidelijk vast
Bepaal of de vergadering bedoeld is voor besluitvorming, voor brainstormen of voor mededelingen. Gaat het om besluitvorming, zorg dan dat iedereen ruim van tevoren (liefst 2 weken) beschikt over de informatie waarover besluiten genomen moeten worden, geef aan wat er van ze verwacht wordt en welke keuzes ze kunnen maken. Ga je brainstormen, bedenk dan dat dit in een groep niet altijd optimaal werkt. De creativiteit kan worden geremd door angst voor de mening van anderen of door het verschuilen achter iemand anders zijn ideeën. Dit ondervang je door mensen al van tevoren te laten nadenken of door werkvormen die ieders creativiteit uitdagen (overweeg dergelijke sessies door een externe partij te laten leiden voor meer resultaat).
Gaat het om mededelingen, vraag je dan af of een vergadering hiervoor wel het beste instrument is of dat je deze ook op een andere manier door kunt delen (mail, prikbord etc). Vergaderingen waarin slechts mededelingen worden gedaan, ervaren mensen vaak als langdradig en niet productief.
7. Betrek alle aanwezigen
De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt. Dit zorgt ervoor dat ieders bijdrage erkend en gewaardeerd wordt. Het is belangrijk dat alle medewerkers het verband zien tussen hun inspanningen tijdens de vergadering en het eindresultaat.
3. Zorg voor een goed opgebouwde agenda
Als je de doelen voor de vergadering hebt bepaald is het tijd voor de agenda. Deel deze agenda voor aanvang van de vergadering. Bespreek alleen zaken die echt nodig zijn en zorg dat de onderwerpen elkaar op een natuurlijke manier opvolgen. Plan zo dat er ook daadwerkelijk tijd is om ze alle agendapunten te bespreken en geef per agendapunt aan hoelang de discussie mag duren.
8. Vergaderen is werk
Vergaderen is onderdeel van het werk en daarom plan je vergaderingen onder werktijd of compenseer je je medewerkers voor de tijd die ze hier extra aan besteden. Combineer vergaderen niet met etentjes en andere werk gerelateerde festiviteiten. Dit geeft verwarring over wat werk is en wat niet.
4. Bereid je voor op het vergaderen
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat iedereen over de benodigde informatie beschikt en deze doorgenomen heeft. Deze informatie hoef je tijdens de vergadering dus niet meer te bespreken en je kunt direct overgaan tot de discussie of besluitvorming.
9. Voorkom afleiding
Voor een goede uitkomst is het belangrijk dat iedereen zich focust op de vergadering. Afleiding door externe prikkels moet dus voorkomen worden. Zorg dat er op het moment zelf geen operaties of spreekuren zijn gepland of zorg voor iemand die dit opvangt. Bedenk ook wie op het moment van de vergadering de spoedgevallen gaat behandelen. Het lijkt misschien een no-brainer, maar in de praktijk wordt het nogal eens vergeten. Telefoons staan natuurlijk uit
5. Bewaak de tijd
Gemiddeld duurt een vergadering een uur en dat is ruim 10% van iemands werkdag. Je moet die tijd dus goed besteden. Begin op tijd en wacht niet op laatkomers. Zorg dat je je aan de tijd houdt die per agendapunt gepland is en dwaal niet af. Omdat iedereen tijd vrijgehouden heeft voor de vergadering is het uit den boze een vergadering op het laatste moment af te zeggen.
10. Zorg voor een goede verslaglegging en opvolging
Zonder goede vastlegging (notulen) en opvolging van besluiten heeft vergaderen geen enkele zin. Vastleggen betekent niet woord voor woord opschrijven wat er gezegd is en door wie, maar op een korte en bondige manier de besluiten en actiepunten opschrijven. Maak de actiepunten SMART (Specifiek (wie), Meetbaar (wat), Acceptabel (is iedereen het ermee eens), Realistisch (kan het) en Tijdgebonden (wanneer is het af). Iedereen neemt verantwoordelijkheid voor de eigen actiepunten. Spreek elkaar erop aan wanneer afspraken niet nagekomen worden.
Verwacht nu niet dat er meteen een effectieve vergadercultuur ontstaat, dit heeft oefening en tijd nodig. Maar deze tips zullen je er wel bij helpen. Succes! Lukt het je toch niet om efficiënt en zinvol te vergaderen? Wist je dat wij je hier ook bij kunnen helpen? Neem gewoon eens contact op om de mogelijkheden te bespreken.
