Wat is de kostprijs van een consult?
Om klanten te verleiden worden er in de praktijk regelmatig marketingacties gedaan. Zo is er in februari weer veel aandacht besteed aan gebitsbehandelingen in het kader van ‘De maand van het gebit. Ook wordt preventieve zorg door veel praktijken gedurende het jaar verkocht als ‘gezondheidsplan’. Wat ons daarbij opvalt is dat gratis consulten vaak onderdeel uitmaken van deze acties. Het is makkelijk en lijkt niet veel te kosten; je vaste kosten stijgen immers niet en de variabele kosten van een consult zijn zeer gering. Maar hoeveel geef je nu feitelijk weg? Daarvoor moet je de kostprijs van een consult berekenen en dat doe je niet door simpelweg het bruto uurloon van de dierenarts door 4 te delen (bij consulten van 15 minuten). In dit blog lees je hoe je de kostprijs van en consult kunt berekenen, zodat je beter gefundeerd kunt beslissen welke acties je met consulten wilt doen.
Om een goede kostprijs te berekenen
Om een goede kostprijs te berekenen:
– Neem je alle kosten mee die je maakt voor deze dienst
– Gebruik je een vaste methodiek.
– Baseer je je verkoopprijs op de kostprijs + een door jou gewenste marge
Voorbeeld berekening kostprijs consult
Personeelskosten dierenarts
Bruto salaris €30,-/uur x 1,4 / 4 consulten per uur / 0.6 (bezettingsgraad)
€17,50
Personeelskosten paraveterinair
Bruto salaris €15,-/uur x 1,4 / 4 consulten per uur / 0.6 (bezettingsgraad)
€8,75
Huisvestingskosten
totaal €30.000,- x 50% (toerekenen consulten) / 2800 consulten/jaar
€5,35
Overige kosten
totaal €24.000,- x 50% (toerekenen consulten) / 2800 consulten/jaar
€4,30
Totale kostprijs consult
€35,90
Neem alle kosten mee in je uiteindelijke prijs
Om zeker te weten dat je alle kosten in de kostprijsberekening meeneemt, is het goed om de verschillende kostensoorten te kennen.
Directe- en indirecte kosten
– Directe kosten zijn direct aan het consult toe te wijzen, zoals bijvoorbeeld de personeelskosten van de dierenarts die het consult doet. Indirecte kosten hebben indirect met het consult te maken, zoals bijvoorbeeld de energiekosten die je niet alleen gebruikt voor de spreekkamer, maar ook voor de rest van je praktijk.
Vaste- en variabele kosten
– Vaste kosten staan los van het consult, maar maak je voor je praktijk als geheel. Bijvoorbeeld personeel- en huisvestingskosten. Vaste kosten lopen altijd door, onafhankelijk of je je dienst wel of niet verkoopt. Variabele kosten zijn afhankelijk van het aantal consulten dat je doet, zoals het schoonmaakmiddel waarmee je je onderzoekstafel reinigt. Bij consulten zijn de variabele kosten een vrijwel verwaarloosbaar klein onderdeel van de totale kosten.
Gevolgen voor de winstmarge
Ieder gratis consult kost deze praktijk dus €35,90. Stel dat de totale winstmarge in deze praktijk 20% is (meestal is dit zelfs nog wat lager!) dan moet er dus €180,- omzet bij deze klant gegenereerd worden voordat de kosten van het cadeautje terug verdiend zijn. Pas vanaf dat moment gaat er daadwerkelijk winst gemaakt worden.
Ook wordt duidelijk dat bij de consult prijs van €41,- (incl BTW, ex BTW is dat dus €33,90) die door deze praktijk gerekend wordt er feitelijk op ieder consult €2,00 verlies gemaakt wordt. Het is dus te hopen dat alle aanvullende handelingen die tijdens het consult gedaan worden goed naar de klant doorberekend worden, om ervoor te zorgen dat het doen van afspraken niet verliesgevend wordt.
Methodiek om de kostprijs van je consult te berekenen
Er zijn verschillende manieren om daadwerkelijk de kostprijs te berekenen. In dit geval kiezen we voor Activity Based Costing (ABC), een methode waarbij goed gekeken wordt hoe je je indirecte kosten juist verdeeld over de verschillende activiteiten in je praktijk.
Directe kosten consult
– Totale personeelskosten dierenarts gedurende consult. Het loon en daarmee de kosten verschillen natuurlijk per dierenarts. Voor een goede inschatting kan je het gemiddelde bruto uurloon nemen en dat vermenigvuldigen met een factor 1,4 (voor de sociale lasten, pensioenpremie etc). Dit deel je vervolgens door het aantal consulten dat je per uur kunt doen. Let op: omdat je agenda nooit 10% gevuld is moet je ook nog een correctie doorvoeren voor de uren die niet declarabel zijn. Is de bezettingsgraad tijdens je spreekuren bijvoorbeeld 60%, dan deel je dit bedrag door 0,6.
– Totale personeelskosten paraveterinair voor een consult. Dit is de tijd die de paraveterinair nodig heeft voor het maken van de afspraak, te ondersteunen bij het consult en om af te rekenen. Maak een zo nauwkeurig mogelijke inschatting hoeveel tijd een paraveterinair in je praktijk hiermee gemiddeld bezig is. De kosten hiervoor zijn immers ook direct te relateren aan het consult. Op basis van het gemiddelde bruto uurloon van je paraveterinairen (x 1,4) kan je nu uitrekenen wat de kosten van de paraveterinair zijn voor een consult. Ook hier kan (of moet) je nog een correctie doorvoeren voor de uren die je paraveterinairen maken die niet direct declareerbaar zijn. In deze kostprijsberekening ga ik er vanuit dat om 1 FTE dierenarts te ondersteunen er ook 1 FE paraveterinair nodig is om de balie en telefoon te bemannen.
Indirecte kosten consult
– Huisvestingskosten. Dit zijn verreweg de belangrijkste indirecte kosten voor een consult. Om hiervoor een goede inschatting te maken moet je je huisvestingskosten verdelen over de verschillende diensten die je aanbied. Om het overzichtelijk te houden is het aan te bevelen om dit in te delen op basis van de 3 belangrijkste ‘diensten’ in je praktijk: consulten, operaties en diagnostiek. Verdeel de totale jaarlijkse huisvestingskosten op basis van de tijd die je met deze verschillende diensten bezig bent, bijvoorbeeld 50% naar consulten, 30% naar operaties en 20% naar diagnostiek. Deel het deel wat je aan de consulten toeschrijft door het aantal consulten dat je op jaarbasis doet.
– Overige kosten. Denk hierbij aan kosten voor je praktijkmanagement software, marketingkosten en advieskosten. Deze kunnen tot wel 10% van je totale kosten vormen en deze kosten moet je ook ergens verrekenen. Om het makkelijk te maken kan je dezelfde verdeelsleutel en berekening gebruiken als bij de huisvestingskosten.
Laten we bovenstaande eens toetsen aan de praktijk. De getallen die ik gebruik komen dan ook daadwerkelijk uit een praktijk in Nederland.
Consult als marketinginstrument
Het is heel verleidelijk om gratis consulten in te zetten als marketinginstrument, omdat het lijkt alsof dit niets kost. Op basis van bovenstaande berekening wordt echter duidelijk dat er wel degelijk serieuze kosten verbonden zijn aan de ‘gratis’ consulten. Het advies is dan ook om dit instrument niet of slechts in zeer beperkte mate in te zetten. Doe je dit wel, maak dan een goed plan dat ervoor zorgt dat je de gederfde omzet elders compenseert. Doe je bijvoorbeeld ‘gratis’ gebitscontroles tijdens de maand van het gebit dan wil je dit compenseren door meer gebitsbehandelingen te doen. Kwantificeer dit ook in je plan: bij een x-aantal gratis controles moet ik minimaal een y-aantal gebitsbehandelingen doen om het rendabel te maken. Zorg er ook voor dat je de gratis consulten goed vastlegt in je PMS, zodat je later altijd terug kunt vinden hoeveel omzet je weggegeven hebt.
Heb je hulp nodig bij het berekenen van je kostprijzen of wil je eens sparren over andere mogelijke marketinginstrumenten? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
