10 veterinaire timemanagement tips
Oeps, de nieuwsbrief van februari, met een blog over planning, die pas in maart verschijnt. Blijkbaar heb ik zelf de tips niet goed gelezen. Of misschien toch wel? Als je deze blog helemaal uitleest ontdek je vanzelf hoe dit zit.
Planning en timemanagement is zowel voor de dierenartspraktijk als digiRedo een belangrijk onderwerp, want tijd is een kostbaar bezit. Verstreken uren en dagen krijg je nooit meer terug en je kan ze dus maar beter goed gebruiken en dat is wat mij betreft niet alleen aan werken. In een enquête onder dierenartsen die wij eind 2016 hielden gaf maar liefst 78% van de respondenten aan regelmatig langer dan 8 uur per dag te moeten werken en 32% gaf aan regelmatig of continue stress te ervaren op de werkvloer. Het bewaken van de werk-privé balans en het efficiënt aansturen van het team werden daarnaast regelmatig genoemd als belangrijkste uitdaging die dierenartsen ervoeren.
De volgende 10 tips kunnen je helpen je werkzaamheden beter te plannen en meer tijd over te houden.
Start op tijd
Begin de dag met een ‘head start’ door op tijd te beginnen. Start eventueel met een kort werkoverleg om de komende dag door te spreken, maar zorg dat iedereen daarna zo snel mogelijk aan de slag kan met zijn werkzaamheden. Het is echt zonde als de eerst operatiepatiënt pas om 10 uur onder zeil ligt en je daardoor aan het einde van de ochtend onvoldoende tijd overhoudt om nog een operatie te doen. Als je aan het begin van de dag vertraging oploopt is de kans heel groot dat je dat de hele verdere dag achtervolgt en achterlopen op het schema geeft veel stress.
Prioriteer taken met behulp van het Eisenhower-diagram
Bij het plannen van werkzaamheden, bepaal je eerst wat belangrijk is en wat niet en vervolgens bepaal je wat urgent is en wat niet. Dat klinkt makkelijker, maar kan nog best lastig blijken.
Bij belangrijke taken heeft het niet of slecht verrichten van de taken verstrekkende gevolgen. Het zijn de zogenaamde hoofdtaken, zoals bijvoorbeeld het spreekuur of operatieprogramma doen. Minder belangrijke taken zijn bijvoorbeeld de boekhouding bijhouden of een afspraak met een vertegenwoordiger.
Urgent zijn de taken die echt nú moeten gebeuren en niet kunnen wachten? Taken en klussen in de toekomst zijn nu nog niet urgent, maar als de deadline dichterbij komt worden ze dat wel. Dit wil je voorkomen door ze tijdig in te plannen en uit te voeren. Zo kom je tot het volgende diagram:
Neem op tijd pauze
Niemand kan 8 uur of later achter elkaar top presteren, ook een dierenarts niet! Toch wordt in veel praktijken de pauze snel opgeofferd als het te druk is. Dat is echter niet verstandig. Door even weg te zijn van je werkzaamheden, kun je energie opdoen en neemt je concentratievermogen toe. Ga even naar buiten of haal koffie voor jezelf of je collega’s. Maak een praatje met iemand over het weekend. Kortom: maak je hoofd even leeg en ontspan, zodat je weer nieuwe energie hebt om door te gaan.
Voorkom ‘eerlijke’ planning van de agenda
Bij het maken van afspraken zullen de paraveterinairen onbewust geneigd zijn de werkzaamheden eerlijk te plannen. Als er op een dag meerdere dierenartsen in de praktijk werken, worden de afspraken het liefst redelijk gelijk over deze dierenartsen verdeeld. Als je weet dat de gemiddelde bezettingsgraad van de spreekuren bij de meeste praktijken maar rond de 50% ligt, is het veel efficiënter om deze afspraken zoveel mogelijk te clusteren bij dezelfde dierenarts. De andere houdt dan tijd over om andere belangrijke, maar minder urgente, taken te doen. Reserveer de tijd in de agenda van deze dierenarts in eerste instantie voor de andere taken, maar spreek af dat als bijvoorbeeld 80% van de tijd bij de andere dierenarts opgevuld is, deze tijd alsnog vrij valt voor het doen van afspraken.
Voorkom afleiding
De hele dag heb je te maken met afleiding: je mail en de telefoon vragen om aandacht, spoedgevallen moeten worden gezien en tussendoor krijg je allerhande vragen van je collega’s. Het blijkt dat al deze tussendoortjes een groter gevoel van werkdruk veroorzaken dan je “echte” werk. Deze afleiding moet je dus voorkomen. Dit kan door goede afspraken te maken met je team. Als je met patiënten bezig bent wil je niet gestoord worden, omdat iedere patiënt je volledige aandacht verdient. Zet je mail dus uit tijdens patiëntenzorg tijd, maar nog veel belangrijker: spreek af wanneer je beschikbaar bent voor alle andere zaken waarmee collega’s je storen en plan daarvoor tijd in de agenda is. Dan kan de balie gewoon plannen dat je mevrouw X nog moet bellen of dat je een recept moet uitschrijven voor een patiënt en hoeven ze je dat niet persoonlijk te komen zeggen. En de nieuwe collega weet wanneer er tijd is om patiënten te bespreken en hoeft dat niet tussen jouw patiënten door te doen. Als je dit goed afspreekt en je er zelf aan houdt spaar je tijd uit en word je ook nog plezieriger om mee samen te werken. je hebt immers op de afgesproken momenten alle tijd en aandacht voor je collega’s, want je zorgt er natuurlijk voor dat je ook bij deze taken niet afgeleid wordt.
Plan overige werkzaamheden ook in de praktijkagenda
Vaak worden alle uren van dierenartsen en paraveterinairen gepland voor klinische werkzaamheden. Omdat er altijd wel gaatjes in die planning overblijven worden medewerkers geacht andere werkzaamheden te doen in de overgebleven tijd. Het is echter veel efficiënter om voor die werkzaamheden ook gewoon tijd in de agenda te reserveren. Dit maakt de kans dat deze werkzaamheden goed en tijdig afgerond worden groter en bij het klinisch werk kan dan alle aandacht op de patiënten en eigenaren gericht worden.
Zorg voor realistische doelen
Het kan lastig zijn om in te schatten hoeveel tijd taken kosten. De ervaring leert dat de meeste mensen fors overschatten hoeveel taken ze in een bepaalde tijd gedaan krijgen. Als de geplande taken niet af zijn, kan dit een groot gevoel van stress veroorzaken, terwijl het van tevoren al duidelijk was dat het onrealistisch was all geplande taken in de betreffende tijd af te krijgen. Plan dus met enige terughoudendheid. Het is beter om 1 of 2 taken goed en volledig af te ronden dan bij meerdere taken met losse eindjes te blijven zitten.
Reserveer tijd voor onvoorziene zaken
Het is onlosmakelijk met ons vak verbonden dat er onvoorzien dingen gebeuren. Spoedgevallen kunnen er altijd tussendoor komen, tijdens een operatie kan je met een extra uitdaging geconfronteerd worden of je moet onverwacht met een ontevreden klant praten. Deze dingen zijn niet te plannen, maar je kan er wel voor zorgen dat je tijd reserveert voor deze onverwachte zaken. Reserveer dus in de praktijkagenda ieder dagdeel enkele plekken voor spoedpatiënten en zorg dat alle dierenartsen in je praktijk tijd krijgen voor ongeplande communicatie met klanten en andere onverwachte taken. Het gevoel dat je geen tijd hebt voor onvoorziene zaken kan een groot stressgevoel geven en de zekerheid dat er ruimte in de agenda is om deze taken af te ronden geeft rust. En wees niet bang dat deze tijd niet goed besteed wordt als er geen onvoorziene taken zijn. Want ongetwijfeld zijn er ook nog voldoende belangrijke, niet urgente zaken af te ronden.
Hanteer de kaasschaafmethode
Er zijn klussen en projecten waar je als een berg tegenop kunt zien, zoals het schrijven van een medisch protocol of het bijwerken van je productprijzen. Dan biedt de kaasschaafmethode uitkomst. Probeer op verschillende momenten een stukje van het protocol te schrijven of de prijzen van 1 productgroep aan te passen. Dan hoef je niet alles in één keer te doen. Door iets op te delen in meer overzichtelijke stukken en porties, wordt de berg of het project ook kleiner. Zorg er daarbij wel voor dat je ook voor die kleinere stukken en porties tijd inruimt en dit inplant. Als je dat namelijk niet doet, zul je deze berg niet overwinnen en wordt deze ook nooit kleiner.
Durf zaken uit te stellen
Hoe graag je ook je actiepuntenlijstje wilt afvinken, soms is het beter om dingen even uit te stellen. Als je voelt dat je onvoldoende tijd en focus hebt om een bepaalde taak goed af te ronden is de kans groot dat je fouten gaat maken als je dit toch probeert. Dus krijg je een spoedgeval of lopen de afspraken een keer uit, schroom dan niet om klanten met niet urgente afspraken later op de dag te vragen de volgende dag te komen. Of als je een blog moet schrijven in februari, maar die toch al korte maand is grotendeels volgepland met trainingen, cursussen en andere taken. Dan kies je er dus voor om die blog in maart te schrijven. Als onze planning vanaf nu weer helemaal op orde is dan krijg je deze maand dus 2 nieuwsbrieven van ons.
Hopelijk helpen deze tips je met het ietsje efficiënter plannen van je werkzaamheden en voorkomen we daarmee een klein beetje werkstress. Maar realiseer je wel dat dit maar hulpmiddelen zijn. Wil je echt stappen zetten dan vraagt dat een gedragsverandering van jezelf en je teamleden. Mocht je behoefte hebben aan hier verder aan te werken, te willen horen hoe je collega’s hiermee omgaan en te werken aan een concreet actieplan waarmee je met je eigen planning, maar ook die van de praktijk aan de slag kunt. Dan is onze cursus ‘Timemanagement & Planning’ misschien wat voor jou. De eerstvolgende keer dat we deze geven is op 15 mei 2018. Meer info lezen of je aanmelden kan hier.
