Voor de dagelijkse gang van zaken is het goed beheren van de beperkte tijd die je hebt belangrijk. Voor de lange termijn gaat het om een efficiënte planning en taakverdeling.
Daarom 10 tips die je hierbij gaan helpen
1 Start op tijd
Begin de dag op tijd en zorg voor een goede ‘warming-up’. Dat betekent dat jullie minimaal een half uur voor de deur opengaat op de praktijk zijn. Dat geeft voldoende tijd om de lichten aan te doen, apparatuur op te starten, praktijkkleding aan te trekken, een korte voorbespreking van de dag te doen en een eerste kop koffie te drinken. Zo staan jullie allemaal ‘aan’ op het moment dat de eerste klant de praktijk binnenkomt.
2 Wees baas over je agenda
Natuurlijk is klantgericht zijn heel belangrijk. Maar dat leidt nogal eens tot situaties waarbij de klanten bepalen wanneer ze willen komen. Beter is het om de klant keuzes te geven waarbij jij de tijden aanbiedt die je beschikbaar hebt. Dit voorkomt ‘gaten’ in je agenda en zorgt ervoor dat een spreekuur ‘back-to-back’ gevuld wordt.
3 Reserveer tijd voor onvoorziene zaken
Niet alles is te plannen in ons vak. Spoedgevallen heten niet voor niets zo, een operatie kan altijd uitlopen en een patiënt kan net wat meer tijd vragen dan verwacht. Reserveer daarom in je agenda elke dag tijd voor onvoorziene zaken. Dit is geen ‘gat’ maar tijd die geblokt wordt om op dat moment deze onvoorziene zaken te kunnen doen, dan wel om ernstige uitloop te voorkomen. Juist door deze tijd expliciet te creëren voorkom je een hoop stress die anders veroorzaakt wordt door het gevoel geen tijd te hebben wanneer er een spoedpatiënt zich aandient.
4 Plan ook niet-klinische taken in de agenda
Naast de klant gerichte en klinische taken zijn er natuurlijk ook taken waarbij je niet met een klant of een patiënt bezig bent. Denk aan de administratie, de voorraad bijwerken, bestellingen doen en schoonmaken. Allemaal taken die minstens zo belangrijk zijn om klanten goed te kunnen helpen. Zorg ervoor dat je ook voor deze taken tijd reserveert in de agenda.
5 Pauze is gezond
Met het grote aanbod aan klanten zijn we nogal eens geneigd door te werken en de lunch over te slaan (om over een koffie pauze nog maar te zwijgen). Klant en patiënt moeten immers geholpen worden. We vergeten daarbij dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de zorg en je eigen gezondheid. Uit onderzoek blijkt dat je tijdens de lunchpauze voldoende kunt ontspannen en herstellen, waardoor je voor de rest van de dag nieuwe energie hebt om geconcentreerd en met aandacht je werk te kunnen doen. Reserveer dus ook tijd voor pauzes. Dat zorgt voor een betere zorg, reduceert stress en houdt je team gezond.
Met bovenstaande tips kun je direct aan de slag. Deze gaan vooral over het plannen van je tijd. De volgende tips gaan over de structurele organisatie en planning van de werkzaamheden en verdeling onder het team.
6 Geef je taken prioriteit: weet wat je wanneer wel of helemaal niet moet doen
Of je nu dierenarts bent of paraveterinair, we zijn allemaal zeer behulpzaam en hebben moeite met ‘nee’ zeggen. Maar soms is ‘nee’ heel erg nodig om je werk goed te kunnen doen. De functie die je op de werkvloer hebt bepaalt welke taken je wel of niet moet uitvoeren en wanneer. De zogeheten ‘Eisenhouwer matrix’ helpt je daarbij. Deze matrix helpt je bepalen of een taak door jou uitgevoerd moet worden (belangrijkheid) en of je dat nu of later moet doen (urgentie). Bijvoorbeeld, als je achter de balie staat en er komt een klant binnen, dan is het op dat moment jouw taak om die klant te helpen. Een bestelling doen zou ook een van jouw taken kunnen zijn, alleen niet op dat moment. Maar een hond fixeren in de röntgenkamer? Da’s op dat moment een taak die je beter kunt delegeren naar een collega en waarop je dus ‘nee’ mag zeggen. Want wat als er op dat moment een klant binnenkomt?
7 Zorg voor een goede taakverdeling
De vorige tip werkt het beste wanneer je alle werkzaamheden gestructureerd en doordacht onder elkaar verdeeld hebt. Vaak wordt deze taken vanuit een ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ principe eerlijk verdeeld onder dierenartsen en paraveterinairen. Maar dat is niet het meest efficiënt. Niet iedereen is even goed in iedere taak. Zorg er daarom voor dat de taken zodanig verdeeld worden dat iedereen vooral datgene doet waar hij of zij goed in is. Vaak zijn dat ook de taken die men het leukst vindt. Bundel taken en maak op basis hiervan een functieverdeling op de werkvloer en in het weekrooster. Hierdoor wordt je als team niet alleen efficiënter, maar verbeter je ook de motivatie op de werkvloer.
8 Zorg voor concrete en gemeenschappelijke doelen
Van hard werken raak je niet burn-out. Van werken zonder te weten waarom wel. Wanneer je duidelijke doelen stelt die je met elkaar wilt bereiken en je vertaalt deze concreet naar de taken die uitgevoerd moeten worden, dan zorgt dat voor sterkere focus en betere motivatie. Zo helpt een focus op senioren-consulten je om je klanten vaker te zien. Wanneer je hier iedereen bij betrekt en de taken daar goed op afstemt, zal dat tot een beter resultaat leiden waar iedereen zichtbaar een bijdrage aan heeft geleverd.
9 Maak tijd voor overleg en training
Werken met focus op concrete doelen vraagt om een goede overlegstructuur. Zorg dat je ook hier tijd voor vrijmaakt, tijd die binnen de normale werktijden valt. Als dat betekent dat je een ochtend of een middag geen klanten behandelt, dan is dat maar zo. Deze tijd is een investering in je team en in de prestatie van de praktijk. Hierdoor begrijpt iedereen veel beter wat er van hen wordt verwacht. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om feedback te krijgen op plannen en ideeën. Hetzelfde geldt voor trainingen. Voorwaarde is wel dat je dit goed naar je klanten communiceert, zij zullen hier dan alle begrip voor hebben.
10 Resultaten meten en delen
Weten wat je met elkaar wilt bereiken is één, weten wat het resultaat van alle inspanningen is is minstens zo belangrijk. Zorg er daarom voor dat je de resultaten kunt meten en deel deze met het gehele team. Het is net als met hoogspringen; het is fijn als je over de lat komt, maar dan wil je wel weten hoe hoog hij lag.
Nu zijn deze tips handig, maar een goede implementatie vergt wel wat voorbereiding en denkwerk. Om je daarbij te helpen organiseren we binnenkort twee trainingen die je een heel eind op weg helpen: op 16 september ‘Grip op je Tijd’ waarbij we vooral ingaan de planning van je agenda en het beheren van je tijd (tips 1-5) en op 22 september ‘Organisatie en Planning’, wat meer betrekking heeft op de organisatie van je team en de planning op de langere termijn (tips 6-10). Klik op de links voor meer informatie en om je in te schrijven.
Natuurlijk kun je altijd direct contact met ons opnemen om te bespreken waarmee we je kunnen helpen. We kunnen deze trainingen namelijk ook voor je hele team geven bij jou op de praktijk. Dat is zelfs nog efficiënter.
Hoe dan ook, de huidige omstandigheden vragen om een strakke en efficiënte organisatie, waarbij elke kleine verbetering welkom is. En dat is win-win-win; voor je klant, voor de praktijk en (misschien wel het belangrijkst) voor de gezondheid van jou en je collega’s.
